◄ Terug naar overzicht
Advertentie ruimte
Spend Analyse bij stichting Carmel College levert veel inzicht op!

Het inkoopvak is zeer divers, de in te kopen producten des te meer. De veranderende omstandigheden van het onderwijs en de manieren van het aanbieden van onderwijs veranderen constant. Dit vraagt veel van alle betrokken partijen; docenten, scholieren, stafmedewerkers maar ook van de leveranciers.

Een van de trends die te zien is in de onderwijssector is het verduurzamen van de omgeving van de scholieren. Ouders en medewerkers vinden het steeds belangrijker dat scholieren onderwijs aangeboden krijgen in een duurzame en gezonde omgeving. Bijvoorbeeld door gezonde voeding, een gezond schoolgebouw en bewegingsuren voor de scholieren. De hogere eisen die de maatschappij aan onderwijs stelt in combinatie met het teruglopende aantal scholieren vraagt veel creativiteit van de school en daarmee ook van de inkoopafdeling, om de juiste leveranciers te selecteren waarmee de scholen kunnen samenwerken, nu en in de toekomst. NIC Inkoopprojecten ondersteunt veel verschillende scholen(gemeenschappen) met het selecteren van de juiste leveranciers door middel van aanbestedingen. Met ruim 70 verschillende klanten in de onderwijssector komen de meest diverse aanbestedingen voor, van leermiddelen tot renovaties aan de gebouwen. NIC inkoopprojecten doet meer, van het analyseren van de uitgaven tot aan het professionaliseren van de inkoopafdeling.

Begin altijd bij de basis

Door het analyseren van de uitgaven over de afgelopen jaren zien we de veranderende behoeftes, dat is het begin. NIC Inkoopprojecten maakt jaarlijks bij tientallen scholen de uitgaven inzichtelijk met behulp van de Imonitor, het spendanalyse-instrument van NIC Inkoopprojecten. De uitgaven worden gekoppeld aan productgroepen en zo worden de volgende basisvragen beantwoord:

  • Wat wordt er ingekocht?
  • In welke hoeveelheden?
  • Met welke inkoopfrequentie?
  • Welke afdelingen kopen bij welke leveranciers in?

Doel- en rechtmatigheid

Nadat inzichtelijk is gemaakt waar het geld aan uitgegeven is, kan de doelmatigheid van de uitgaven beoordeeld worden. Geven we als school het geld aan de goede dingen uit? Zijn we efficiënt genoeg als school, of kan het beter? Doordat de Imonitor inzicht geeft in de crediteuren en de facturen met bijbehorende bedragen is het eenvoudig om verbeterpotentieel te vinden en zo nog doelmatiger te worden.

Ook rechtmatigheid kan een uitdaging zijn, zeker bij (grotere) stichtingen. Zijn we als stichting aanbestedingsplichtig, of mag elke school zelfstandig aanbesteden? Een vraagstuk waar de Imonitor bij kan ondersteunen, door het inzichtelijk maken van de uitgaven per afdeling, per crediteur en per budgethouder. Doordat alle uitgaven aan een productgroep gekoppeld zijn kan er ook per productgroep een analyse op de rechtmatigheid gedaan worden.

Resultaten voor uw school

Het uitvoeren van een analyse via NIC Inkoopprojecten door middel van de Imonitor draagt bij aan het inzichtelijker maken van uw uitgaven per boekjaar. Dit inzicht kan bijdragen aan het realiseren van uw inkoop – en mogelijke besparingsdoelstellingen. Het overzichtelijke dashboard geeft u goede handvatten om uw organisatie in te gaan en bewustwording te creëren bij de budgethouders en bestellers en het realiseren van draagvlakdraagvlak op managementniveau. Daarnaast kunt u via onze tool (geanonimiseerd) benchmarken met andere scholengemeenschappen.

Opdracht bij Stichting Carmelcollege
Begin januari is NIC Inkoopprojecten begonnen met een spendanalyse voor Stichting Carmelcollege. Stichting Carmelcollege verbindt VO-scholen verspreid door heel Nederland. Op ruim 50 schoollocaties verzorgen zij een breed onderwijsaanbod. De scholen verzorgen praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, vwo en gymnasium. In totaal worden ruim 38.000 leerlingen in hun leerproces begeleid door meer dan 4.300 medewerkers. De scholen beschikken over een grote mate van autonomie en zelfstandigheid, maar vormen samen een solidair verbond van kennis en ervaring op het gebied van voortgezet onderwijs.

De spendanalyse van Stichting Carmelcollege is uitgevoerd over alle beïnvloedbare spend van de verschillende instellingen uit de boekjaren 2014 tot en met 2017, met in totaal circa 10.500 crediteuren. Het doel van Carmel was om meer inzicht te krijgen in de cashflow en de productgroepen waar zij geld aan uitgeven. Door het inzicht proberen zij specifieke aandachtspunten voor de inkoopafdeling te formuleren zodat zij daar direct op kunnen sturen. Na het toewijzen van de crediteuren aan de (voor Stichting Carmelcollege op maat gemaakte) productgroepenlijst, zijn de gegevens in de Imonitor geladen. De Imonitor is een webapplicatie en vanaf elk apparaat met internet benaderbaar. De analyses die mogelijk zijn met de Imonitor zijn doorgelopen met de gebruikers van Stichting Carmelcollege zodat zij zelfstandig nadere analyses uit kunnen voeren en direct aan de slag kunnen met (verbeter)acties. Het vervolg op de uitkomsten en de resultaten waar we op dit moment mee bezig zijn, is het maken van een verdiepingsslag als het gaat om rechtmatigheid. Voor ons als dienstverlener was het leuk om te zien hoe enthousiast de medewerkers van Stichting Carmelcollege de spendanalyse ontvangen hebben en zij direct aan de slag zijn gegaan met het analyseren van de uitgaven. Bijna wekelijks heeft NIC Inkoopprojecten goed contact met de gebruikers en wij helpen graag met de analyses die zij willen uitvoeren. Zo zorgen wij samen dat de analyses duidelijk zijn, maar ook dat de gebruikers van de spendanalyse een goed verhaal hebben wanneer zij intern de boer op gaan. Wij zien in Stichting Carmelcollege een partij die goed bezig is haar inkoopactiviteiten te professionaliseren en zijn blij hieraan bij te kunnen dragen.

Klant aan het woord
“In het verleden werkten we al gedeeltelijk met spendrapportages, alleen doordat we niet beschikten over de juiste tools was het generen van deze rapportages vaak een bewerkelijk proces. Daarnaast was kwam hier veel handwerk bij kijken wat de kans op fouten groter maakte.

Met de keuze voor de spendanalysetool van NIC Inkoopprojecten beschikken we nu over detailinformatie over onze inkoopspend, zowel op stichtingsniveau als op instellingsniveau. Een van de sterke punten van de tool is dat deze op verschillende manieren benaderbaar is en erg gebruiksvriendelijk is.

Op dit moment zijn we nog bezig met het verder verfijnen van de data en het aanpassen van de tool aan onze wensen. Vervolgens zal het gebruik van de tool met name ook intern onder de aandacht gebracht moeten gaan worden om in de praktijk ook echt zijn toegevoegde waarde te laten zien. We moeten de tool beter leren kennen door er actief mee aan de slag te gaan, maar zeker met behulp van onze vaste contactpersoon van NIC Inkoopprojecten gaan we in de toekomst profijt hebben van de Imonitor. We hebben nu al voor een groot deel onze wens gerealiseerd om meer inzicht te krijgen in onze uitgaven”.

– Inkoopadviseur Stichting Carmelcollege

Geef een reactie

Twitter

  • RT @Raet_NL: "Wij zien graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort bij de persoonlijke ontwikkeling, het is het…
  • RT @Quoratio: Het #hoofdkantoor van Quoratio is volledig in het nieuw gestoken. De nieuwe bar is nu ook fysiek gezien het centrale middelpu…
  • RT @Driessen_nl: Wil jij graag werken bij het bedrijfsrestaurant van #gemeente #Huizen? Voor 16uur in de week zijn wij op zoek naar een #me
Nieuwsbrief
Ontvang regelmatig updates over de ontwikkelingen in de onderwijs wereld.